Algemeen Secretaris Convergence

0,8-1,0 FTE
Theme
Convergence Office
Posting date
January 22, 2024
Closing date
February 12, 2024

Krachten bundelen om de maatschappelijke uitdagingen van onze tijd op te lossen – dat is waar wij bij de Convergence voor staan en voor gaan. Wil jij de wereld een stukje beter maken, krijg je energie van een academische setting met een zakelijke twist, en zoek je naar een baan met volop uitdaging en afwisseling? Dan gaan we graag met je in gesprek voor de rol van Algemeen Secretaris. 

Convergence Alliance

De urgente, complexe problemen waarvoor onze maatschappij staat vragen om een integrale aanpak. Daarom hebben wij als TU Delft, Erasmus MC en Erasmus Universiteit Rotterdam onze krachten gebundeld in de Convergence Alliance om nieuwe perspectieven en concrete oplossingen te vinden. In dit samenwerkingsverband werken we over de grenzen van instellingen en disciplines heen om onze expertise, methodes en inzichten in onderwijs en onderzoek te ‘versmelten’ en versterken. Onder meer op het gebied van klimaatverandering, duurzaamheid, druk op de gezondheidszorg, verstedelijking en digitalisering. Binnen de thema’s en programma’s Resilient Delta, Health & Technology, AI, Data & Digitalisation, Healthy Start en Pandemic & Disaster Preparedness Center werken we met een groot aantal publieke en private partners uit Zuid-Holland en daarbuiten aan vraaggestuurd onderzoek ‘met de stad, voor de stad’. Met onze regio als living lab creëren we zo een toonaangevend onderzoeks- en innovatie-ecosysteem in Zuid-Holland, met grote (inter)nationale uitstraling en ambities. Lees meer over de Convergence Alliance en onze ambitie op: convergence.nl.

Functie-omschrijving

De Convergence Alliance is een netwerkorganisatie in ontwikkeling. Zo is de samenwerking na een fase van experimenten en organische groei nu klaar voor een volgende stap. Deze volgende stap wordt gekenmerkt door een verdere ontwikkeling van de organisatie en governance. Daarom zoeken we op korte termijn naar een gedreven Algemeen Secretaris die verantwoordelijk zal zijn voor het in goede banen leiden van de doorontwikkeling van Convergence en een adequate supportstructuur, ondergebracht in een op te richten Convergence Support Office (CSO). In het CSO zullen alle directe ondersteuningsactiviteiten van Convergence worden ondergebracht, waaronder de ondersteuning van bestuurlijke gremia en de coördinatie van de operationele ondersteuning. Het CSO zal op termijn mede worden aangestuurd door een manager gericht op operationele ondersteuning en bedrijfsvoering maar zal in de opstartfase worden opgezet door de Algemeen Secretaris.

Je krijgt de taak om de administratieve en operationele ondersteuning verder te ontwikkelen en te professionaliseren, in nauwe samenwerking met de verschillende stakeholders in de netwerkorganisatie, waaronder bestuurders, directeuren en programmamanagers.

Het huidige Convergence Office (CO), dat in 2021 is opgericht als stafbureau voor bestuurlijke coördinatie en ondersteuning van de CEB, zal opgaan in het CSO. Op dit moment bestaat het CO uit een bestuurssecretaris, managementassistent, communicatieadviseur, beleidsmedewerker en projectleider.

We zoeken voor deze rol een innovatieve, ondernemende en oplossingsgerichte bruggenbouwer. Naast inhoudelijke kennis zijn goede sociale vaardigheden en een hoge organisatiesensitiviteit essentieel. Je vervult een verbindende rol tussen de programma’s binnen Convergence, de operationele werkgroepen, het bestuurssecretariaat en de verschillende diensten binnen de instellingen.

In deze functie rapporteer je aan en word je beoordeeld door de vigerend voorzitter (tweejaarlijks roulerend) van de Convergence Alliance. De Convergence Executive board, bestaande uit de voorzitters van de respectievelijke CvB’s/RvB, bestuurt de samenwerking op strategisch niveau.

Profiel

  • In deze rol verwachten we van je dat je op een oplossingsgerichte en constructieve wijze kunt omgaan met de complexiteit die inherent is aan een organisatienetwerk zoals de Convergence Alliance.
  • Je hebt daarom bewezen kwaliteiten als een professionele bruggenbouwer die inhoudelijke diepte en kennis heeft, als ook sociaal vaardig is. Je bent regisseur achter de schermen en fungeert als verbindende schakel met in- en externe stakeholders.
  • Je speelt een sleutelrol bij het duurzaam organiseren van een constructief samenspel tussen de bestuurlijke arena van de samenwerking en de arena van wetenschappers. Ook beschik je over een zeer goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit, waardoor je behendig kan omgaan met het samenspel in en om de bestuurlijke arena.
  • Je wekt vertrouwen door je optreden. Je weet de juiste balans te treffen tussen zichtbaar zijn en ondersteunend en op de achtergrond optreden. Je bent in staat om de Convergence Alliance waar nodig en gewenst zelfstandig extern te vertegenwoordigen.
  • Je draagt de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de activiteiten die in het Convergence Support Office zijn belegd.

Taken

De taken van de Algemeen Secretaris betreffen op hoofdlijnen:

  • Het functioneren als rechterhand van de voorzitter van de Convergence Alliance en als klankbord voor de Convergence Executive Board.
  • Het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren van het bestuur over strategische en/of inhoudelijke beleidsontwikkelingen, het formuleren van opdrachten en probleemstellingen, het oplossen van knelpunten en het proactief inspelen op nieuwe en onvoorziene ontwikkelingen.
  • Het verder organisatorisch vormgeven van een Convergence Support Office in nauwe samenwerking met stakeholders, waaronder de diensten van de deelnemende instellingen.
  • Het geven van dagelijkse leiding aan het Convergence Support Office, waaronder, het coördineren van de administratieve processen binnen de alliantie, het zelf bijdragen aan en toezien op een adequate voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming (ook financieel) van de organen in de alliantie en het functioneel aansturen van de beleidscoördinatoren van de verschillende werkgroepen op het gebied van bedrijfsvoering.
  • Het coördineren van de activiteiten van de (nog verder te ontwikkelen) bestuursorganen binnen de Convergence Alliance.
  • Het coördineren van de gezamenlijke activiteiten van de Convergence Alliance en afgesproken acties en het zo nodig bespreekbaar maken op bestuurlijk niveau.
  • Het verzorgen van updates aan faculteiten, onderzoeksgroepen, afdelingen en directies over de vorderingen binnen de alliantie en waar nodig het activeren van interne partijen om bij te dragen aan de alliantie.

Functie-eisen

  • Academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur gepromoveerd.
  • Affiniteit met de dynamiek passend bij wetenschappelijke werkomgevingen.
  • Meerjarige ervaring met het coördineren van zeer uiteenlopende actoren en stakeholders in een of meerdere kennisinstellingen.
  • Aantoonbare ervaring met bedrijfsvoeringsprocessen.
  • Meerjarige leidinggevende ervaring.
  • Aantoonbare diplomatieke en verbindende kwaliteiten, bestuurlijke sensitiviteit.
  • Communicatief sterk en bedachtzaam.
  • Sociaal vaardig, flexibel en stressbestendig.
  • Uitstekende beheersing in woord en geschrift van zowel het Nederlands als het Engels.