Betrouwbare gegevens over behandeluitkomsten zijn onmisbaar voor het continue verbeteren van zorg. Het verzamelen ervan kost zorgprofessionals echter veel tijd. Een team van Erasmus MC ontwikkelde een oplossing die 90% van de verplichte gegevens voor de landelijke registratie van darmkanker automatisch uit het elektronisch patiëntendossier haalt. Validatie in andere ziekenhuizen is de volgende stap richting mogelijke landelijke toepassing.
.

Belangrijke registratie, tijdrovend proces 

Kwaliteitsregistraties maken zichtbaar hoe behandelingen verlopen en welke resultaten worden behaald. Zorgverleners kunnen deze informatie gebruiken om uitkomsten te vergelijken, van elkaar te leren en de zorg verder te verbeteren.  

Het Dutch Institute for Clinical Auditing (DICA) faciliteert inmiddels 26 kwaliteitsregistraties voor verschillende aandoeningen en medische disciplines. Een daarvan is de Dutch ColoRectal Audit (DCRA), waarin gegevens worden verzameld over de behandeling van patiënten met darmkanker. 

Hoewel zorgverleners het belang van deze registraties erkennen, levert het verzamelen van de benodigde gegevens veel administratief werk op. De informatie wordt nog grotendeels handmatig uit het elektronisch patiëntendossier (EPD) gehaald en ingevoerd in het online portaal van DICA. Bij Erasmus MC doet een verpleegkundig specialist dit werk. In andere ziekenhuizen ligt deze taak soms bij chirurgen. 

Voor één patiënt kost het verzamelen en invoeren van de DCRA-gegevens gemiddeld 25 minuten. Het handmatig overnemen van informatie is bovendien gevoelig voor invoerfouten. 

.

Bestaande gegevens automatisch hergebruiken 

Om deze registratielast te verminderen, ontwikkelden de Erasmus MC Datahub en de afdeling Chirurgie samen een technische oplossing die de benodigde DCRA-gegevens automatisch uit het EPD kan halen. 

Dat gebeurt via het Health Data Platform (HDP). Dit is een aanvullende datalaag tussen het elektronisch patiëntendossier en toepassingen die de gegevens voor andere doeleinden gebruiken, zoals wetenschappelijk onderzoek en kwaliteitsregistraties. In het Erasmus MC worden gegevens uit het EPD eerst in deze HDP-omgeving beschikbaar gemaakt. De ontwikkelde oplossing selecteert daaruit automatisch de benodigde DCRA-velden en kan deze vervolgens in batches aanleveren bij DICA.

Het uitgangspunt is eenvoudig: informatie die al in het patiëntendossier staat, zou niet opnieuw handmatig hoeven te worden opgezocht en ingevoerd. 

.

90% van de velden automatisch opgehaald 

Bij patiënten van Erasmus MC kon 90% van de verplichte DCRA-velden automatisch uit het EPD worden gehaald. Hierdoor nam de benodigde registratietijd af van gemiddeld 25 naar 3 minuten per patiënt. 

Deze tijdwinst heeft betrekking op één kwaliteitsregistratie binnen één ziekenhuis. Naast de DCRA bestaan er tientallen andere registraties waarvoor gegevens nog op een vergelijkbare manier handmatig worden verzameld. Als de aanpak ook daarvoor geschikt blijkt, kan de potentiële tijdwinst aanzienlijk groter worden. 

.

Van een lokale oplossing naar bredere toepassing 

De volgende stap is validatie van de oplossing buiten het Erasmus MC. Dit gebeurt in het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) en Reinier de Graaf Gasthuis.  Het LUMC, heeft net als het Erasmus MC een vergelijkbare HDP-architectuur beschikbaar is. Daarmee kan worden onderzocht of de ontwikkelde werkwijze ook in een andere ziekenhuisomgeving met dezelfde technische basis goed functioneert. In het Reinier de Graaf Gasthuis is diezelfde HDP-structuur niet beschikbaar en wordt onderzocht of de benodigde gegevens rechtstreeks vanuit HiX gekoppeld en automatisch aangeleverd kunnen worden. Voor deze validatie werkt het team samen met chirurg Jan-Willem Dekker, die ook betrokken is bij de DCRA en DICA. 

Als de aanpak in beide situaties werkt, ontstaat een sterkere basis voor verdere opschaling naar andere ziekenhuizen. Het team wil dan samen met DICA toewerken naar landelijke implementatie van geautomatiseerde gegevensaanlevering en toepassing bij andere kwaliteitsregistraties. 

Voor die bredere uitrol zijn onder meer een akkoord met DICA, financiering en technische aanpassingen per ziekenhuis nodig. Het team is hierover al met DICA in gesprek. Mogelijke verschillen tussen ziekenhuisinformatiesystemen, HDP-omgevingen en afspraken rond gegevensuitwisseling zijn daarbij belangrijke aandachtspunten.